Voor elke ondernemer is de keuze van kantoorsoftware belangrijk omdat dit van invloed is op de efficiëntie van je werkzaamheden. We vermelden hieronder enkele belangrijke aspecten om rekening mee te houden bij de aanschaf van kantoorsoftware.
1. Functionaliteit
Zorg ervoor dat je software alle functies biedt die je nodig hebt voor je bedrijfsactiviteiten. Dit kan onder meer het volgende zijn: tekstverwerking, het maken van spreadsheets, presentatie/communicatie, en boekhouding.
2. Compatibiliteit
Houd er rekening mee dat de software compatible is met andere programma’s en bestandsformaten die je al gebruikt of gaat gebruiken zoals Microsoft Office-bestanden, PDF’s of specifieke software die relevant is voor jouw branche.
3. Prijs
Vanzelfsprekend is het belangrijk om je budget in gedachten te houden. Er zijn vaak verschillende prijsmodellen beschikbaar, waaronder maandelijkse abonnementen, jaarlijkse licenties of eenmalige aankopen. Kies een optie die het beste past bij je financiële situatie en je ambities.
4. Schaalbaarheid
Zorg ervoor dat de software kan meegroeien met je bedrijf. Je wilt niet al heel snel moeten overstappen op een andere oplossing omdat je huidige software niet meer aan je behoeften voldoet.
5. Beveiliging
Zorg ervoor dat de software voldoet aan de beveiligingsnormen, vooral als je werkt met gevoelige gegevens of persoonlijke informatie van klanten.
6. Cloud- of desktopgebaseerd
Beslis of je de voorkeur geeft aan cloudgebaseerde software (toegankelijk vanaf elke locatie met internet) of desktopgebaseerde software (lokaal geïnstalleerd op je computer). Beide mogelijkheden hebben hun voor- en nadelen.
7. Mobiele toegang
Bepaal voor jezelf hoe belangrijk het is dat de software ook apps voor je smartphone biedt als je onderweg toegang tot je werk nodig hebt.
8. Integraties
Controleer of de software te integreren is met andere tools die je gebruikt, zoals boekhoudsoftware, projectmanagementtools of communicatieplatforms.
9. Upgrades en updates
Informeer naar het beleid van de softwareleverancier met betrekking tot upgrades en updates. Je wilt er natuurlijk zeker van zijn dat je altijd toegang hebt tot de nieuwste functies en beveiligingspatches.
10. Gebruikerslicenties
Als je van plan bent om met meerdere personen gebruik te maken van je bedrijfssoftware, zorg er dan voor dat je de juiste licenties hebt zodat je voldoet aan de voorwaarden van de softwarefabrikant en niet te veel betaalt.
