Er zijn verschillende manieren om offertes te versturen, afhankelijk van jouw eigen voorkeuren en de voorkeuren van je klant. Hieronder geven we enkele suggesties.
1. E-mail
E-mail is de meest gebruikte en handigste manier om een offerte te versturen. Desgewenst verstuur je je e-mail met een leesbevestiging of een ontvangstbevestiging. Introduceer je offerte in een korte begeleidende e-mail en stuur je offerte als bijlage mee. Om de volgende redenen is het beter om je offerte als PDF-bestand te versturen dan als Word-document:
- Compatibiliteit: PDF-bestanden kunnen op vrijwel elk apparaat geopend worden, ongeacht het besturingssysteem of de software die gebruikt wordt. Hierdoor kunnen klanten de offerte eenvoudig openen en bekijken, zonder dat ze extra software nodig hebben.
- Consistentie: Een PDF-bestand ziet er altijd hetzelfde uit, welke software of welk apparaat de ontvanger ook gebruikt om het bestand te openen. Dit zorgt ervoor dat de offerte er precies zo uitziet als bedoeld, zonder dat er eventuele lay-out problemen ontstaan.
- Beveiliging: PDF-bestanden kunnen beveiligd worden met een wachtwoord en/of met beperkte bewerkingsmogelijkheden. Dit voorkomt dat de inhoud van de offerte per ongeluk gewijzigd wordt en dat onbevoegde/ongewenste personen toegang krijgen tot de gegevens in het document.
- Professionele uitstraling: het gebruik van PDF-bestanden voor offertes geeft een professionele uitstraling aan je bedrijf. Het laat zien dat je aandacht besteedt aan je communicatie en dat jouw bedrijf serieus genomen wil worden.
2. Online platform
Als je online een dienst aanbiedt, kun je overwegen om een offerte te versturen via het platform waarop je werkt. Dit kan handig zijn omdat de klant de offerte dan op dezelfde plaats kan vinden als waar hij of zij de dienst heeft aangevraagd.
3. Per post
Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om je offerte per post te versturen. Print de offerte op professioneel papier en voeg eventueel een persoonlijk briefje toe.
4. Persoonlijk
In sommige gevallen is het aan te raden om de offerte persoonlijk te overhandigen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als je inschat dat het goed is om je offerte persoonlijk toe te lichten.
Op welke manier je de offerte ook verstuurt, zorg ervoor dat die duidelijk en professioneel is opgesteld en dat de klant alle relevante informatie heeft ontvangen. Het is ook een goed idee om na enige tijd een follow-up e-mail te sturen of met een telefoontje te controleren of de klant de offerte heeft ontvangen waarbij je meteen eventuele vragen kunt beantwoorden.
Professioneel boekhoudprogramma
Wil je altijd een duidelijk overzicht hebben van al je offertes en wil je makkelijk offertes kunnen sturen? Maak dan gebruik van een professioneel boekhoudprogramma.
Vergelijk hier alle boekhoudprogramma’s
